ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Администрации Сарагашского сельсовета

  

от 26.01.2018 г.                                                 № 02                                                  с. Сарагаш

 

Об утверждении инструкции по делопроизводству

в администрации Сарагашского сельсовета

 

 

      В целях дальнейшего совершенствования системы документационного обеспечения управленческой деятельности Администрации Сарагашского сельсовета, руководствуясь постановлением Правительства Республики Хакасия от 30.01.2014 № 32 «Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия и Примерной инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия», администрация Сарагашского сельсовета,

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

 

1.Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации Сарагашского  сельсовета согласно приложению.

2.Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования (обнародования).

 

 

Глава Сарагашского  сельсовета                                                             Б.Н. Евдокимов

  

                                                 Приложение  

                                                                                     к постановлению  администрации

                                                                       Сарагашского сельсовета 
                                                            от 26.01.2018 № 02

 

 

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству  в администрации Сарагашского  сельсовета

 

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Сарагашского  сельсовета (далее – Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами.

1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, ГОСТом Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Постановлением Правительства Республики Хакасия от 30.01.2014 № 32 «Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия и Примерной инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия».

1.3. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, отработку, хранение  и использования документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации должны отвечать  требованиям настоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение  информационных технологий в работе с электронными документами производится во взаимодействии с министерством информационных технологий и связи Республики Хакасия.

1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию   работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Работа с секретными  документами регистрируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации и проводится в помещениях, оборудованиях соответствующим образом.

1.5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовке к передаче документов на архивное хранение.

1.6.Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами возлагается на главу Сарагашского сельсовета.

1.7. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех работников Администрации Сарагашского сельсовета. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены непосредственным руководителем с настоящей Инструкцией.

Работники Администрации Сарагашского  сельсовета несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.

В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.

2. Основные положения

В настоящей Инструкции  используются следующие основные понятия:

- документирование– фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

- делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организация работы с ними в органах местного самоуправления;

- документ – официальный документ, созданный органом  МСУ, юридическим  или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа местного самоуправления;

- электронный документ – документированная информация, предоставленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительной машины, а также для передачи по информационно – телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

- электронная подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного документа от подделки, полученный в результате  криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа, электронной подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа  электронной подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

-  реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

-  подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

-  копия документа – документ, полностью воспроизводящий  информацию

подлинника и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

-  документооборот -  движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в «Дело» и (или)         отправки;

-  регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

-  номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел,  формируемый  в   органах МСУ, с указанием сроков их хранения;

-  экспертиза ценности документов – изучение документов на основании их ценности в целях определения сроков хранения документов и      отбора  их для включения в состав Архивного фонда РФ;

-  дело - совокупность документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности органов МСУ;

-  электронный образ  документа -  электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

-  сканирование документа – получение электронного образа документа.

3. Создание документов в администрации Сарагашского  сельсовета

Документы, создаваемые в Администрации, печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows размером шрифта №12, №13, №14 Times New Roman через 1 межстрочный интервал.

Для выделения заголовка в приложениях могут использоваться прописные буквы, полужирный шрифт.

Для оформления табличных материалов допускается использование размеров шрифта № 10, 11, 12.

Документы и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм). Письма допускается печатать на листах бумаги формата А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

левое – не менее 30 мм;

правое – 10 мм;

верхнее – 20 мм;

нижнее – не менее 20 мм.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами без точки на расстоянии 15 мм от верхнего края листа в центре верхнего поля документа.

3.1. Правила оформления и расположения основных реквизитов документов

3.1.1. Обязательные элементы оформления документа называются реквизитами. При подготовке, оформлении и обработке документов, а также при изготовлении бланков документов используются следующие реквизиты:

01– «Наименование органа местного самоуправления» на русском языке»;

02 – «Справочные данные об органе местного самоуправления»;

03 – «Наименование вида документа»;

04 – «Дата документа»;

05 – «Регистрационный номер документа»;

06 – «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»;

07 – «Место составления документа»;

08 – «Гриф ограничения доступа к документу»;

09 – «Адресат»;

10 – «Гриф утверждения документа»;

11 – «Заголовок к тексту»;

12 – «Краткое содержание»;

13 – «Отметка о контроле»;

14 – «Текст документа»;

15 – «Отметка о наличии приложения»;

16 – «Подпись»;

17 – «Гриф согласования документа»;

18 – «Визы согласования документа»;

19 – «Печать»;

20 – «Отметка об исполнителе»;

21 – «Отметка о заверении копии»;

22 – «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;

23 – «Отметка о поступлении документа»;

24 – «Отметка для автоматического поиска документа» (колонтитул).

Состав реквизитов документа определяется в зависимости от его вида и содержания, каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.

3.1.2. Реквизит 01 «Наименование органа местного самоуправления» должен соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе Троицкого  сельсовета и располагаться на русском языке по центру на расстоянии 1,5 межстрочного интервала, размером шрифта №13.

Наименование структурного подразделения, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его положении и штатном расписании Администрации.

3.1.3. Реквизит 02 «Справочные данные об органе местного самоуправления» содержит почтовый адрес, адрес электронной почты, WEB-страницы (при наличии), номера телефона, факса.

Составные части почтового адреса указываются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221.

Номера телефонов, факсов указываются следующим образом: (39034) 9-55-16.

3.1.4. Реквизит 03 «Наименование вида документа» воспроизводится на всех

видах документов, кроме письма. Особенности оформления реквизита излагаются в разделах 3, 4 Регламента.

3.1.5. Реквизит 04 «Дата документа» указывает на время подписания, утверждения, согласования, принятия документа и проставляется после (в день) его подписания.

Дата оформляется словесно-цифровым или цифровым способом (т.е. арабскими цифрами, разделенными точками) в следующей последовательности: число, месяц, год.

Например:

15 мая 2014 года (15 мая 2014 г.),

или 03.01.2014,

или 05.06.56 (если указываются годы до 2000-го).

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, на расстоянии 2 межстрочных интервалов.

3.1.6. Реквизит 05 «Регистрационный номер» состоит из порядкового номера по учетно-регистрационной форме и индекса структурного подразделения.

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, регистрационный номер печатается рядом с датой от левой границы текстового поля с тем же интервалом, с каким печатался документ.

Регистрационный номер документа, подготовленного совместно двумя и более структурными подразделениями, состоит из регистрационных номеров каждого из них, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.1.7. Реквизит 06 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

3.1.8. Реквизит 08 «Гриф ограничения доступа к документу» свидетельствует об ограничении круга лиц, имеющих доступ к документу.

Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально, для служебного пользования) с указанием номера экземпляра проставляется на первом листе документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первом листе сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного доступа.

Гриф ограничения доступа к документу печатается без кавычек в правом верхнем углу. Номер экземпляра центрируется по отношению к наименованию указанного грифа.

3.1.9. Реквизит 09 «Адресат» содержит информацию, на основании которой документ доставляется адресату.

Порядок оформления данного реквизита изложен в подразделе 4.2 раздела 4

Регламента.

3.1.10. Реквизит 10 «Гриф утверждения документа» проставляется на документе, требующем утверждения должностным лицом (должностными лицами) или правовым актом.

УТВЕРЖДАЮ
Глава Сарагашского  сельсовета
Боградского района
___________________ И.О. Фамилия
(личная подпись)
___ _______________ 20___№____

При утверждении документа должностным лицом реквизит состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (пишется без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты утверждения, в отдельных случаях - регистрационного номера.

Например:

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа, центрируется по самой длинной строке, допускается выравнивание по левому краю.

Дата утверждения и регистрационный номер документа проставляются в день его утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения документа располагаются горизонтально на одном уровне. Порядок оформления данного реквизита в правовых актах изложен в разделе 3 Регламента.

3.1.11. Реквизит 11  «Заголовок к тексту» располагается по центру документа на расстоянии 2-3 межстрочных интервала от реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».

3.1.12. Реквизит 12 «Краткое содержание» отражает краткое содержание документа и  отделяется от текста, как правило, 2-3 межстрочными интервалами.

Краткое содержание может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже («Об отмене...», «Об организации...», «О состоянии...»).

Краткое содержание печатается через 1 межстрочный интервал, точка в конце него не ставится.

3.1.13. Реквизит 13 «Отметка о контроле» располагается в правом верхнем углу документа и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль».

3.1.14. Реквизит 14 «Текст документа» отражает основное смысловое содержание документа.

Текст документа должен быть кратким и обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст документа может состоять из вводной части, содержащей обоснования, причины и цели составления документа, и основной, излагающей выводы, предложения, рекомендации, просьбы и решения.

Смысловые части текста документа разделяются абзацами.

Первая строка абзаца (красная строка) начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст документа печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах текстового поля через 1-1,5 межстрочного интервала (в зависимости от размера текста документа).

Тексты документов большого объема могут делиться на части, разделы, подразделы, главы, статьи, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Абзацы внутри пунктов не нумеруются. Подпункты могут нумероваться арабскими цифрами с точками (1.1.; 1.2.) или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой (а)…; б)…;).

Текст документа может быть изложен в виде таблицы, анкеты или комбинированным способом.

3.1.15. Реквизит 15 «Отметка о наличии приложения» располагается под текстом документа на расстоянии 1-2 межстрочных интервалов.

Слово «Приложение» печатается с красной строки без кавычек. Если приложение названо в тексте, то ставится двоеточие, проставляется количество листов и количество экземпляров. Например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если документ имеет приложение, которое не названо в тексте, приводится его наименование с указанием количества листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами. Например:

Приложения: 1. Письмо Федеральной налоговой службы от

12.09.2013 № 1135/12-04 на 6 л. в 1 экз.

2. Письмо Управления Федеральной налоговой службы

по Республике Хакасия от 29.09.2008 № 423-4-11 на 3 л. в 1 экз.

3.1.16. Реквизит 16 «Подпись» включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). 

Реквизит «Подпись» располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, при этом длина строки не должна превышать 8 см.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с их распределением. Например:

Председатель комиссии Личная подпись Инициалы, фамилия

Члены комиссии:

Личная подпись Инициалы, фамилия

Личная подпись Инициалы, фамилия

Не допускается подписание документа, на котором обозначена подпись одного

должностного лица, другим должностным лицом с предлогом «за», надписью от руки «Зам.» или косой чертой перед наименованием должности подписывающего.

Рекомендуется при подписании или визировании документов и правовых актов пользоваться чернилами синего или фиолетового цвета.

3.1.17. Реквизит 17 «Гриф согласования документа» состоит из слова СОГЛАСОВАНО (пишется без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Располагается гриф согласования документа в нижнем углу документа под реквизитом «Подпись», центрируется по самой длинной строке, допускается выравнивание по левому краю.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Глава Сарагашского  сельсовета

___________________ И.О. Фамилия

(личная подпись)

______ _____________20__

3.1.18. Реквизит 19 «Печать» проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он оставлял свободной подпись должностного лица, подписавшего документ.

На финансовом документе печать проставляется на специально отведенном месте (символ «МП»).

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

3.1.19. Реквизит 20 «Отметка об исполнителе» включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона,

Отметка об исполнителе печатается в нижнем углу от левой границы текстового поля размером шрифта № 10. Например:

И.И. Иванов

9-00-00

3.1.20. Реквизит 21 «Отметка о заверении копии» проставляется на копии документа, полностью воспроизводящей информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не задевая текстового поля документа.

Отметка о заверении копии включает в себя заверительную надпись «копия верна» (пишется без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, инициалы, фамилию, дату заверения. Например:

Копия верна

Глава Сарагашского  сельсовета

Личная подпись И.О. Фамилия

07.01.2016

Допускается копию документа заверять печатью.

3.1.21. Реквизит 22 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» включает в себя слова «В дело», ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого документа –

краткие сведения об исполнении, личную подпись исполнителя, расшифровку подписи, дату.

3.1.22. Реквизит 23 «Отметка о поступлении документа» содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

3.1.23. Реквизит 24 «Отметка для автоматического поиска документа» (колонтитул) проставляется во время подготовки документа и включает в себя данные, необходимые для его поиска: имя файла на машинном носителе, дату, место создания документа, инициалы специалиста, печатавшего документ. Колонтитул может дополняться другими поисковыми данными. Длина имени файла (количество знаков) определяется характеристиками операционной компьютерной системы.

Колонтитул печатается в левом углу нижнего поля лицевой стороны каждого листа документа размером шрифта № 8.

3.1.24. Резолюция оформляется Главой администрации и содержит указание по исполнению документа.

Резолюция включает в себя инициалы и фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, дату исполнения, подпись автора резолюции и дату. Например:

А.В. Петровой

П.С. Никитину

Прошу подготовить проект

соглашения к 15.02.2016

Личная подпись

05.02.2016

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, резолюция включает в себя инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения, подпись автора резолюции и дату.

Резолюция оформляется на свободном от текста месте первого листа документа.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе - «Листе резолюций» - формата А4 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

3.2. Требования к использованию бланков

3.2.1. Документы в Администрации оформляются на бланках установленной формы, имеющих обязательный состав реквизитов и стабильный порядок их расположения.

3.2.2. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

левое – не менее 30 мм;

правое – 10 мм;

верхнее – 20 мм;

нижнее – не менее 20 мм.

В зависимости от расположения реквизитов установлены два варианта бланков – угловой и продольный (приложения № 1, 2).

3.2.3. В Администрации применяются следующие бланки:

 бланки правовых актов  Администрации Сарагашского  сельсовета.

3.2.4. Бланк письма включает в себя следующие реквизиты: «Наименование органа местного самоуправления», «Справочные данные об органе местного самоуправления», включающие в себя почтовый адрес, адрес электронной почты, WEB-страницы (при наличии), номера телефона и факса, «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».

3.2.5. Бланк правового акта включает в себя следующие реквизиты: «Наименование органа местного самоуправления», «Наименование вида документа», «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

3.2.6. Формы бланков писем и правовых актов  Администрации утверждаются правовым актом Главы Троицкого  сельсовета.

3.3.1 При отступлении от данного формата, документы не принимаются для распечатывания  и размножаются управлениями и отделами самостоятельно.

3.4. Использование печатей и штампов

3.4.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов их подлинникам используются гербовые и другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

На отпускных документах, письмах и командировочных предписаниях (прибыл-убыл) иногородних граждан проставляется гербовая круглая печать Администрации.

Оттиск печати проставляется на документах в строго определенных местах.

3.4.2. Все печати и штампы должны храниться в несгораемых металлических шкафах или сейфах, чтобы исключить их утерю, хищение или использование другими лицами.

Гербовая печать Администрации хранится у Главы Сарагашского   сельсовета и специалиста 1 категории.

Не допускается хранение печатей и штампов в рабочих столах, передача их на

хранение лицам, не имеющим на это право.

3.4.3.Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы уничтожаются согласно акта, в установленном порядке.

4. Требование к организации документооборота в администрации Сарагашского сельсовета

4.1 Регистрация поступающих документов

4.1.1. Регистрация служебных документов – это фиксация фактов поступления документов или отправки их путем проставления на документе регистрационного номера и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных карточках.

4.1.2. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «Лично», вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в трех экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или даты отправки и получения документов.

Конверты с грифом «Лично» регистрируются в журнале учета пакетов и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение.

4.1.3. Документы, поступившие в Администрацию Сарагашского  сельсовета, оператор по информатизации администрации регистрирует в журнале  входящей корреспонденции. В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты, входящего регистрационного номера. При регистрации ответа на поручение по ранее зарегистрированному документу делается ссылка на входящий регистрационный номер этого документа

4.1.4. Срок рассмотрения документов с момента их регистрации до передачи на исполнение – не более трех дней.

4.2. Прием, регистрация, отправка документов

4.2.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции производится специалистом администрации.

При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставятся дата и подпись работника, принявшего документ.

Документы, поступающие на бумажных носителях, проходят регистрацию и направляются на рассмотрение Главе Сарагашского  сельсовета. Документ с резолюцией направляется исполнителям с соответствующей отметкой.

4.2.2. При приеме корреспонденции проверяется правильность ее адресования и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений).

При обнаружении отсутствия документов или других нарушений составляется акт, один экземпляр которого направляется отправителю, другой – приобщается к поступившему документу. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. При этом на конверте проставляется буквенный индекс «ОЗ» – «ошибочно засланная».

Входящие документы без регистрационного номера, даты, подписи или с неадекватной подписью, без приложений, если на их наличие указано в документе,

а также с техническими повреждениями (мятые, подмоченные, рваные, нечитаемые) не регистрируются и возвращаются исполнителю.

4.2.3. К регистрации и дальнейшей обработке принимаются документы, адресованные Главе Сарагашского   сельсовета.

4.2.4. Документы, подлежащие отправке, содержат следующие реквизиты: регистрационный номер, дату, полное название организации с юридическим адресом. Отправка документов регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.

4.2.5.На документах, поступивших до 15 часов текущего дня, проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления, на поступивших после  15 часов – регистрационный номер с датой следующего рабочего дня.

4.3. Прием и передача служебной информации

по официальным каналам электронной почты и факсимильной связи

4.3.1. Электронная почта и факсимильная связь – один из способов доставки, отправки информации и передачи ее между пользователями как внутри Администрации, так и между организациями, имеющими соответствующие технические средства.

Служебная информация, передаваемая и принимаемая с использованием электронной почты и факсимильной связи, исполняется наравне с печатными документами.

4.3.2. Запрещается передавать по электронной почте и факсимильной связи сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой «Для служебного пользования».

4.3.3. Разрешение на передачу документа по электронной почте и факсимильной связи дает глава Администрации.

4.3.4. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, т.е. специалист администрации.

4.3.5. Передача и прием документов осуществляется только с ведома лица, ответственного за аппарат факсимильной связи или компьютер, имеющий выход на средства электронной почты.

Контроль за использованием аппаратов факсимильной связи или компьютеров, имеющих выход на средства электронной почты, установленных в администрации возлагается на главу администрации.

4.3.6. При передаче и приеме текстов служебных документов с использованием

электронной почты и факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

исходящий документ на иностранных языках отправляется при наличии  перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;

входящие документы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

4.3.7. Каждому абоненту электронной почты выделяется индивидуальный

почтовый ящик, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

4.4. Учет количества документооборота

4.4.1. Учет количества документооборота за определенный период времени ведется у специалист администрации с указанием сведений по отправке заказной корреспонденции, простой корреспонденции, принятию входящей корреспонденции.

4.4.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. 

4.5. Контроль исполнения документов

4.5.1. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Контролю подлежат зарегистрированные документы, имеющие соответствующую отметку.

4.5.2. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти, организаций, и обращений граждан – с даты их поступления;

внутренних – с даты подписания (утверждения) документа.

Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя, фиксируется в регистрационно-контрольной карточке (форме) в приемной руководителя.

4.5.3. Во всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно вносит изменения в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, подпись).

Приостанавливать исполнение документов, отменять их имеют право только вышестоящие органы или орган – автор документа.

4.5.4. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с главой Администрации, все контролируемые документы.

4.5.5. Снятие документа с контроля осуществляет лицо, поставившее документ на контроль.

Снятие документа с контроля и направление его в дело оформляется отметкой об исполнении документа, в которую входят:

краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении;

отметка «В дело»;

номер дела, в котором будет храниться документ;

дата;

подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

 4.6. Рассмотрение обращений граждан

В Администрации Сарагашского  сельсовета учет и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется оператором по информатизации.

4.6.1. Регистрация и рассмотрение обращений

4.6.1. Обращения, предложения, заявления и жалобы граждан (далее – обращения граждан),  полученные в письменной форме или в форме электронного документооборота.   Обращения подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в Администрацию Сарагашского   сельсовета.

Специалистом администрации на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу проставляются дата поступления письма и регистрационный номер. При повторных обращениях граждан в регистрационно-контрольной форме делается отметка «Повторно».

Поступившие в адрес главы Администрации  письма с пометкой «Лично», правильно указанными фамилией, инициалами и должностью не вскрываются. Они передаются непосредственно в приемную руководителя, которому адресованы.

Конверты сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения.

Обращение, поступившее в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном для рассмотрения письменных обращений, с учетом особенностей, предусмотренных для рассмотрения обращений, поступивших в форме электронного документа. В обращении, составленном в форме электронного документа, гражданин в обязательном порядке  указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому     обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

4.6.2. Полученные обращения граждан регистрируются в регистрационно-контрольной форме, в которой указываются:

фамилия, инициалы заявителя, его адрес;

дата регистрации обращения, сроки рассмотрения;

отмечается социальное положение и (при необходимости) право на льготы автора обращения;

если от данного автора поступило более одного обращения, то для всех последующих уточняется, являются ли они повторными, пометка     об этом делается в компьютерной базе данных;

тип обращения согласно тематическому классификатору;

краткое содержание вопроса, с которым обратился заявитель.

Если обращение подписано несколькими авторами, то регистрируется первый автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным.

Если обращение направлено из другого государственного органа власти или администрации муниципального образования, других организаций, то отмечается:

откуда оно поступило;

регистрационный номер;

дата сопроводительного письма.

На каждое обращение заводится дело с указанием всех реквизитов письма и отмеченных данных заявителя.

Срок прохождения обращений граждан с момента поступления в Администрацию передачи исполнителю, которому непосредственно поручено рассмотрение письма, не должен превышать 3-х дней. Срочные обращения передаются незамедлительно.

4.6.4. Дело с рассмотренным обращением, полностью оформленное в соответствии с предъявляемыми требованиями.

В ответах заявителям указывается, каким отраслевым органам или должностным лицам поручено рассмотрение письма.

Если в резолюции по исполнению обращения граждан значится несколько исполнителей, то всю работу по организации рассмотрения и направления ответа заявителю проводит должностное лицо, указанное первым.

Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями информации об исполнении поручения, порядок согласования и подготовки итогового документа по обращению граждан. Информация по исполнению поручения представляется в адрес исполнителя, указанного в резолюции первым.

Персональную ответственность за сохранность материалов дела до момента передачи его специалисту Администрации несет исполнитель, указанный первым в поручении.

4.6.5. Обращения граждан считаются рассмотренными, если даны ответы на все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявитель проинформирован о результатах в письменной форме.

Ответы на обращения граждан подписываются Главой Сарагашского   сельсовета.

Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

4.6.6. Ответы на контрольные письма анализируются на полноту информации о решениях вопросов, поставленных в обращениях граждан  и подписываются Главой администрации.

4.6.7. Запрещается направлять обращения (жалобы) граждан для разрешения тем органам или должностным лицам, действия которых в них обжалуются.

        4.7. Сроки рассмотрения обращений

4.7.1.  Обращение в письменной форме или в форме электронного документооборота, поступившее в Администрацию  Сарагашского  сельсовета, рассматривается по компетенции в течение 30 дней со дня его регистрации.

4.7.2. В случае, когда для рассмотрения обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения могут быть продлены Главой района, его заместителями либо уполномоченным на это должностным лицом, но не более чем на 30 дней.

Для отметки о продлении срока рассмотрения обращения исполнитель информирует сектор  делопроизводства и документооборота  и письменно уведомляет заявителя о новых сроках исполнения.

4.8. Личный прием граждан

4.8.1. Личный прием граждан осуществляется Главой Сарагашского  сельсовета.

4.8.2. Предварительная беседа с гражданами, запись на прием к   главе Сарагашского  сельсовета , организация проведения личного приема возлагаются на оператора по информатизации.

При обращении граждан по вопросам, не отнесенным к ведению Администрации  Сарагашского  сельсовета, даются необходимые разъяснения по существу затрагиваемых проблем. Данные о гражданах, записанных на прием, регистрируются в карточке учета приема посетителей.

4.8.3. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

4.8.4. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации у специалиста администрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

4.9. Работа с отдельными видами обращений

4.9.1. Поступившие письма членов Совета Федерации, депутатов  Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Главы Республики Хакасия- Председателя Правительства Республики Хакасия  отражающие обращения к ним граждан, регистрируются количественно .

Предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие из средств массовой информации, рассматриваются в порядке и в сроки, предусмотренные настоящей Инструкцией.

4.9.2. В случае, если в обращении, поступившем в письменной форме или в  форме электронного документооборота не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившим, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

При получении обращения в  письменной форме или  в форме электронного документооборота, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные

выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, органы государственной власти вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

В случае, если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению для рассмотрения, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

4.9.3. В случае, если в обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Глава администрации вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

5. Документальный фонд администрации Сарагашского  сельсовета

5.1.Деятельность Администрации Сарагашского   сельсовета обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Администрации, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязи между Администрацией поселения и Администрацией района.

Функции управления в Администрации поселения реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.

5.1.2. Правовой акт Сарагашского  сельсовета – решение по вопросам исполнения полномочий Сарагашского  сельсовета, принятый  в пределах  компетенции, документально оформленное, обязательное для исполнения на территории Сарагашского  сельсовета, имеющее нормативный или ненормативный характер.

5.1.3. Под нормативным правовым актом понимается принятый (изданный) в установленном порядке акт, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанный на неоднократное применение и действующий независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом.

5.1.4. Правовые акты, не содержащие признаков, указанных в пункте 5.1.2, являются ненормативными.

5.1.5. Правовыми актами Сарагашского  сельсовета  являются:

решения Совета депутатов Сарагашского  сельсовета;

постановления Главы Сарагашского сельсовета;

постановления Администрации Сарагашского сельсовета;

распоряжения  главы  Сарагашского  сельсовета.

5.1.6. Тексты правовых актов, как правило, состоят из 2-х частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей (распорядительной).

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в соответствующем падеже, его дата, номер и заголовок.

Если принимаемый документ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

При необходимости осуществления контроля за исполнением принимаемого документа формулируется пункт о возложении контроля за исполнением документа.        

  5.2. Распорядительные документы

Распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Администрации поселения, не утвержденные правовыми актами.

К распорядительным документам относятся:

-решения других совещательных, консультативных и координационных органов;

-поручения должностных лиц и др.

         5.3. Организационные документы

Организационные документы – это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.

К организационным документам относятся:

-правила;

-инструкции (методические рекомендации);

-протокола;

-планы.

    5.4. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

5.4.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заведенных в структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения (приложение № 1).

5.4.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является

основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов. Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

5.4.3. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:  

1) В графе 1 номенклатуры дел проставляется порядковый номер каждого дела, включенного в номенклатуру.

2) В графе 2 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения и через дефис порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 05-02, где 05 – обозначение структурного подразделения, 02 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

3) В графу 3 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен кратко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

4) Графа 4 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

5) В графе 5 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню типовых управленческих документов с указанием сроков хранения.

6) В графе 6 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению.

Если в течение года в структурных подразделениях возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел под литерным номером.

5.4.4. Номенклатура дел Администрации разрабатывается до 15 декабря текущего года на следующий календарный год.

Сводная номенклатура дел Администрации составляется на основании номенклатур, представленных структурными подразделениями в управление муниципальной службы до 01 декабря, согласованных с архивным отделом и подписанных руководителями этих подразделений. Сводная номенклатура дел Администрации после одобрения экспертной комиссией Администрации (далее – ЭК) утверждается Главой Сарагашского  сельсовета.

 

5.5. Оформление документов, законченных делопроизводством.

5.5.1. Законченные делопроизводством документы сдаются исполнителем работникам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Они формируют их в дела в соответствии с утвержденной

номенклатурой дел при методической помощи и под контролем специалистов архивного отдела.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Сроки хранения документов определяются исполнителями в соответствии с номенклатурой дел и перечнями документов с указанием сроков хранения.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет в дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительного листа дела;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела по номенклатуре, заголовка дела, даты дела и др.).

5.5.2. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:

- в дело помещаются только исполненные и правильно оформленные в соответствии с номенклатурой дел документы;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

- в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

документы постоянного и долговременного сроков хранения формируются в дело раздельно;

приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Дело не должно превышать 250 листов. При количестве листов свыше 250, дело разделяют на несколько томов, индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.

5.5.3. Документы, составляющие дело постоянного срока хранения, подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (скрепки) из документов удаляются.

Дела временного срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, в них разрешается не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

5.6. Экспертиза ценности документов

5.6.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения.

Экспертиза проводится постоянно действующей ЭК, состав которой утверждается правовым актом Администрации  Сарагашского  сельсовета.

5.6.2. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор

документов постоянного и долговременного сроков хранения для передачи в архивный отдел; отбор документов с временными сроками хранения и до минования надобности, подлежащих дальнейшему хранению в структурном подразделении; выделение к уничтожению документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно уточняются: действующая номенклатура дел, сроки хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, проверяется соблюдение правил оформления документов и формирования дел.

Отбор документов для постоянного срока хранения проводится путем полистного

просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики и документы с временными сроками хранения.

В своей деятельности постоянно действующая ЭК руководствуется Основными правилами работы архивов организаций, Федеральным законом от 22.10.2004  №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ», законом Республики Хакасия от 07.07.2005  № 45-ЗРХ «Об архивном деле в РХ», Положением об ЭК.

5.6.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу (приложение 1), а также акты о выделении документов (дел) к уничтожению (приложение 2).

Документы, не подлежащие сдаче в архивный отдел, и дел трехлетнего и годичного сроков хранения ежегодно до 01 апреля текущего года уничтожаются по акту, который хранится в деле структурного подразделения постоянно.

5.6.4. После утверждения акта о выделении документов к уничтожению документы уничтожаются в установленном порядке.

Подшивка дел постоянного и долговременного сроков хранения производится только после проведения экспертизы ценности документов.

5.7. Формирование и оформление дел

5.7.1. В дело подшиваются все документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При их отсутствии на документе делается запись об их местонахождении.

5.7.2. Документы внутри дела располагаются по хронологии (входящие – по дате поступления, исходящие – по дате отправления).

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

5.7.3. Дела переписки группируются по тематике за период одного календарного года и систематизируются в хронологическом порядке; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Заголовок дела должен отражать основное содержание находящихся в нем документов. Не допускается употребление в заголовке придаточных предложений,

причастных и деепричастных оборотов, а также сокращенных слов. За основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел.

5.7.4. Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- краткое содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на запрет снятия копий с документов дела.

Датами дел, содержащих распорядительную документацию (доклады, письма),

являются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое дело заведено.

Документы в деле нумеруются при передаче его в архивный отдел. Документы нумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу.

5.7.5. Документы большого формата подшиваются за один край и нумеруются как один лист в правом углу развернутого листа. Документы с собственной нумерацией, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

5.7.6. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу.

5.7.7. Каждое дело заканчивается заверительным листом (приложение 3) установленной формы.

В заверительном листе цифрами и прописью указываются фактическое количество листов в данном деле; количество листов внутренней описи (если она есть); графические особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.); дата, должность работника, сформировавшего дело, ставится его подпись (с расшифровкой). Остальные реквизиты заверительного листа заполняются работниками архивного отдела.

5.7.8. Обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу оформляются по установленной форме (приложение 4). На обложке дела указываются: наименование органа местного самоуправления, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Данные, указываемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

- наименование органа местного самоуправления указывается полностью в именительном падеже;

- наименование структурного подразделения указывается в соответствии с утвержденной структурой;

- индекс дела включает в себя цифровое обозначение дела по номенклатуре дел органа местного самоуправления, согласованной с ЭПК;

- дата дела включает в себя год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Срок хранения дел переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации. Например, на делах постоянного срока хранения делается надпись: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного срока хранения проставляется архивным отделом чернилами только после включения этого дела в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (до этого проставляется карандашом)

5.8. Составление и оформление описей дел

5.8.1. На завершенные дела постоянного и долговременного сроков хранения ежегодно составляются описи. Методическую помощь в проведении этой работы оказывает архивный отдел.

5.8.2. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, долговременного сроков хранения и дела по личному составу.

Дела включаются в описи в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел структурного подразделения. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками или нескольких томов пишется полностью заголовок первого дела, а на остальных однородных делах, томах подписывается «То же», другие реквизиты указываются полностью.

Графа описи дел «Примечание» используется для проставления отметок об особенностях физического состояния дел, о наличии копий и т.д.

5.8.3. На документы постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу составляется опись, состоящая из годовых разделов, в четырех экземплярах.

5.8.4. Вместе с делами структурных подразделений в архивный отдел передаются  регистрационные журналы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

6. Особенности работы с электронными документами в администрации Сарагашского   сельсовета

6.1. В администрации Сарагашского сельсовета создаются и используются:

- электронные документы, подготовленные в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

- электронные образы документов, полученные в результате  сканирования документов и хранящихся в системе электронного документооборота.

6.2. При передаче электронных документов  в другие государственные  органы документы заверяются электронной подписью должностных лиц администрации Сарагашского   сельсовета.

6.3. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте могут использоваться способы подтверждения действий с

электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в администрации Сарагашского  сельсовета, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

6.4. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется главой Сарагашского  сельсовета на основе рекомендаций федерального органа исполнительной власти в области архивного дела в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться в форме электронных документов.

6.5. Система электронного документооборота в администрации Сарагашского  сельсовета должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

6.6. Прием и отправка электронных документов осуществляет оператор по информатизации.

6.7. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, специалист администрации осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

6.8.При передаче электронных документов на рассмотрение главы администрации, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

6.9.Документы, создаваемые в администрации Сарагашского  сельсовета и (или) поступившие в администрацию Сарагашского  сельсовета на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образца документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

6.10. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота администрации Сарагашского  сельсовета.

6.11. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

6.12. электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в администрации Сарагашского  сельсовета в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

6.13. После истечении срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного главой администрации  Сарагашского сельсовета.

  

Приложение № 1

 

Администрация Сарагашского сельсовета Боградского  района Республики Хакасия   Фонд №________   ОПИСЬ N 1   дел постоянного хранения за 2009 год

УТВЕРЖДАЮ   Глава Сарагашского сельсовета Боградского района Республики Хакасия   Личная подпись И.О. Фамилия "____"____________20__г.

 

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
01	01	Приказы по основной деятельности N 1-125	05.01.2009 - 29.12.2009	232

 

В данный раздел описи внесено _____________________________________ ед. хр.,

(цифрами, прописью)

с № ___ по № ___, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: ____________________________________________________

 

Специалист 1 категории

Личная подпись

И.О. Фамилия

 

"_____"____________20__г.

 

Утверждено ЭПМК по делам архивов Министерства культуры РХ Протокол  от_______ №______

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Администрации Сарагашского  сельсовета от ___________ № __________

________________________________________________________________

Образец оформления описи дел постоянного хранения

 

 

Администрация Сарагашского сельсовета Боградского  района Республики Хакасия   Фонд № ________   ОПИСЬ N 2   дел по личному составу за 2009 - 2010 гг.

УТВЕРЖДАЮ   Глава Сарагашского  сельсовета Боградского район Республики Хакасия   Личная подпись И.О. Фамилия "_____"__________20__г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
81	01/к	Приказы по личному составу	02.01.2009 - 28.12.2010	250

 

 

 

 

 

В данный раздел описи внесено _____________________________________ ед. хр.,

(цифрами, прописью)

с № ___ по № ___, в том числе:

 

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: ____________________________________________________

Специалист 1 категории

Личная подпись

И.О. Фамилия

 

 

 

СОГЛАСОВАНО   Протокол ЭК администрации Сарагашского  сельсовета от ___________ N __________

СОГЛАСОВАНО   Протокол ЭПМК по делам архивов Министерства культуры РХ от ___________ N _________

 

 

 

 

 

 

"_____"___________20___г.

 

__________________________________________________________________

Образец описи дел по личному составу

 

 Приложение № 2

 

Администрация Сарагашского сельсовета

 

                АКТ                                              УТВЕРЖДАЮ

______________№ __________                  Глава Сарагашского  сельсовета

 

о выделении к уничтожению                    ______________  ___________

архивных документов, не подлежащих

хранению                                                          _____________

На основании Номенклатуры дел, в связи с истечением срока хранения отобраны к уничтожению  как  не имеющие  научно-исторической  ценности  и утратившие практическое значение документы фонда № Р 13

№  п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Крайние даты дел	Номер Описи(номер номенклатуры за годы)	Индекс дела по номенклатуре или номер дела по описи	Количество ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Переписка с органами государственной власти, организациями по вопросам по основной деятельности	2010			4	5 лет, ЭПК ст.32
2	Заявления, жалобы граждан и документы (справки, сводки, переписка) по их рассмотрению	2010			1	5 лет, ст.56 б

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого ____________________________ ед. хр. за _____________________ годы.

         (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ___________________ годы утверждены ЭПК, а по личному составу согласованы с ЭПМК по делам архивов

_______________________________________________________________________

                  (наименование архивного учреждения)

(протокол от ______________№ _____________________)

ответственный за архив                личная подпись                     И.О.Фамилия      

«_____»_________20____г.

 

СОГЛАСОВАНО

Главный специалист

Муниципального архива

 

личная подпись                     И.О.Фамилия

 

 Приложение № 3

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _____

В деле подшито и пронумеровано ____________________________________листов,

(цифрами, прописью)

в том числе:

литерные номера листов _________________________________________________;

пропущенные номера листов _____________________________________________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

 

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2
Залиты краской	23, 24

 

Специалист 1 категории

Личная подпись

И.О. Фамилия

 

"___"___________20__г.

  

Приложение № 4

 

 

	Фонд N _________
	Опись N ________
	Дело N _________

__________________________________________________________ ___

(наименование органа местного самоуправления)

 

ДЕЛО №____том № ____

 

Приказы по основной деятельности

с № 1 по 125

(заголовок дела)

Начато 02.01.2012 Окончено 24.12.2012

(крайние даты)

На 132 листах Хранить постоянно

 

 

 

Фонд N _________

Опись N ________

Дело N _________

____________________________________________________________________ ___

Образец оформления обложки дела постоянного долговременного хранения