ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Главы  Сарагашского сельсовета

от __.__.2018 г.                                      с. Сарагаш                                                          №  __

Об утверждении Положения  об архиве

 Администрации Сарагашского сельсовета

          В соответствии  с Федеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом №131 –ФЗ «Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации », в  целях совершенствования и упорядочения архивного дела в администрации Сарагашского сельсовета, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, осуществления экспертизы научной и практической ценности архивных документов

ПОСТАНОВЛЯЮ:           

1. Утвердить   положение об архиве Администрации Сарагашского сельсовета.

2. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Глава Сарагашского сельсовета                                                        Б.Н.Евдокимов

                                                                                                 Приложение

                                                                                                       к постановлению главы

                                                                                                       Сарагашского сельсовета

___.___.2018

       ПОЛОЖЕНИЕ

     об  архиве Администрации  Сарагашского сельсовета

1.  ОБЩИЕ  ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Документы Совета депутатов Сарагашского сельсовета  и Администрации Сарагашского сельсовета, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, относятся к составу Архивного фонда Российской Федерации, подлежат постоянному хранению в архивном отделе Администрации Боградского  муниципального района.

До передачи на постоянное хранение эти документы  временно, в пределах, установленных действующим законодательством сроков, хранятся в Администрации Сарагашского сельсовета.

1.2. Администрация Сарагашского сельсовета  обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в деятельности Совета депутатов Сарагашского сельсовета и Администрации Сарагашского сельсовета. В соответствии с действующими правилами, обеспечивает своевременную передачу этих документов на постоянное   хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой  и передачей архивных документов, производятся силами и за счет средств Администрации Сарагашского сельсовета.

1.3. В Администрации Сарагашского сельсовета для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на постоянное  хранение создан архив.

1.4. Функции по ведению архива возлагаются на лицо, ответственное за архив, назначаемое Главой Сарагашского сельсовета.

1.5. В своей работе архив руководствуется законодательством Российской Федерации, (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти), законодательством Республики Хакасия, муниципальными правовыми актами,  методическими документами органа управления архивным делом области, настоящим Положением.

1.6. Положение об архиве разрабатывается на основании  примерного положения, утверждается Главой Сарагашского сельсовета.

1.7. Контроль за деятельностью архива осуществляет Глава Сарагашского сельсовета.

1.8.  Методическую и практическую помощь архиву оказывает  архивный отдел Администрации Боградского  муниципального района.

2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образующиеся в деятельности Совета депутатов Сарагашского сельсовета и Администрации Сарагашского сельсовета, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.2. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения;

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Совета депутатов Сарагашского сельсовета и Администрации Сарагашского сельсовета.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Разрабатывает и согласовывает с архивным отделом Администрации Боградского  муниципального района графики представления описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭПМК органа управления архивным делом области и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение;

3.2.2. Составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) Администрации Сарагашского сельсовета  и ЭПМК органа управления архивным делом области;

3.2.3. Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы, обработанные в соответствии с требованиями, устанавливаемыми  специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение документов; периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку их наличия и состояния;

3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам;

3.2.6. Организует использование документов:

информирует руководство и работников Администрации Сарагашского сельсовета  о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования;

исполняет запросы организаций и граждан, в том числе социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе ЭК Администрации Сарагашского сельсовета;

3.2.8. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатур дел Совета депутатов Сарагашского сельсовета и Администрации Сарагашского сельсовета, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в муниципальный архив;

3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства Администрации Сарагашского сельсовета;

   3.2.10. Ежегодно представляет в архивный отдел Администрации Боградского  муниципального района сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива на 01 декабря текущего года);

3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в муниципальный архив Боградского  муниципального района документы Архивного фонда Российской Федерации.

4. ПРАВА АРХИВА

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. Требовать от сотрудников Администрации Сарагашского сельсовета своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

4.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами Совета депутатов Сарагашского сельсовета и Администрации Сарагашского сельсовета;

4.3. Запрашивать от сотрудников сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения всех возложенных на архив задач и функций;

4.4. Участвовать в мероприятиях, проводимых  органом управления архивным делом области, архивным отделом Администрации Боградского муниципального района, по вопросам архивного дела.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Ответственный за архив совместно с Главой Сарагашского сельсовета  несут ответственность за:

несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

утрату и несанкционированное уничтожение документов;

нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.